Solicitud de Firma: Enviar Documentos para Firma

Los PDFs son difíciles de editar, pero eso no significa que no puedas hacerlo. Con la herramienta adecuada, puedes enviar solicitudes de firma para PDFs y hacer que tus firmantes los firmen sin el tedioso proceso de descodificación o conversión. Con Fill, puedes agregar firmas rápidamente a cualquier archivo PDF.

Esto es lo que debes hacer:

1. Inicia sesión en la aplicación o el panel web de Fill. Para nuevos usuarios, puedes comenzar registrándote para una cuenta gratuita que luego puedes actualizar a una suscripción mensual o anual paga.
2. Haz clic en +Comenzar Ahora y especifica quién firmará tu documento. Selecciona Tú y Otros o Solo Otros para enviar tu PDF a múltiples destinatarios.
3. Sube tu documento PDF. En Fill para Web, puedes arrastrar y soltar rápidamente desde tu carpeta local. También puedes combinar hasta 5 archivos PDF en un solo documento siempre y cuando el tamaño total del archivo no supere el límite de 25 MB.
4. Asigna firmantes y establece el orden de firma deseado. Puedes asignar múltiples firmantes mientras mantienes a otras partes interesadas informadas mediante copia al carbón.
5. Edita el PDF y agrega al menos un campo de firma requerido para cada firmante. Haz clic en Enviar y listo.

Al enviar un PDF para una solicitud de firma, recomendamos agregar un máximo de 20 firmantes. Superar este número no es ideal ya que hará que tu documento se vea demasiado saturado. Tampoco podrás proporcionar suficiente espacio para cada campo de firma. Esto no solo confundirá a tus firmantes, sino que también podría causar discrepancias y errores.

Ten en cuenta que no podrás cambiar el orden de firma después de haber realizado una solicitud de firma. Se considera definitivo. Te recomendamos revisar tu solicitud antes de hacer clic en el botón de enviar. También puedes completar previamente algunas secciones para minimizar el tiempo de finalización.

Con Fill, puedes agregar varios firmantes a un solo documento o enviar documentos en masa a un único destinatario. Es una forma sencilla de obtener tus documentos firmados. También puedes optimizar tu tiempo. Puedes automatizar tareas, por lo que no es necesario repetir cada paso para cada solicitud de firma.

Nuestra herramienta de firma electrónica también admite la firma guiada. En el momento en que tu firmante vea la solicitud, nuestra herramienta intuitiva lo guiará inmediatamente durante todo el proceso de firma. También evitará el inconveniente de tener que asistir a tus firmantes en persona.

Por supuesto. Tu firmante no necesita una cuenta de Fill para completar tu solicitud de firma. Mientras estés solicitando firmas a través de Fill, puedes obtener tus documentos firmados fácilmente. Incluso puedes enviar tus solicitudes por correo electrónico o enlace directo. Tu firmante recibirá una notificación pidiendo que cumpla con la solicitud en o antes de la fecha y hora especificadas.

Si tu firmante no revisa la solicitud, Fill enviará un recordatorio automatizado. Con nuestra herramienta de firma electrónica, puedes omitir el proceso manual de envío y programación de recordatorios. También puedes realizar un seguimiento de tus solicitudes mediante notificaciones dentro de la aplicación y alertas por correo electrónico.

Una vez recibido, todo lo que tu firmante necesita hacer es ver el documento haciendo clic en el botón de abrir. Esto redirigirá a tu firmante al visor de documentos predeterminado de Fill. Desde allí, nuestra aplicación guiará a tu firmante adecuadamente, y una vez que el proceso de firma esté completo, recibirás una notificación inmediata, eliminando cualquier posibilidad de retrasos y fechas límite incumplidas.

Tu firmante también recibirá una copia del PDF firmado junto con el registro de auditoría y el certificado de finalización. De esta manera, puedes preservar la integridad de los datos asegurándote de que cada documento firmado sea único. También puedes utilizar estos detalles para determinar si alguien ha modificado el PDF sin tu conocimiento y permiso.

Sí, es posible rastrear los documentos que has enviado al solicitar firmas. El caso es que necesitarás un servicio de firma electrónica que sea capaz de hacerlo. Con Fill, puedes rastrear y registrar el estado de tus solicitudes de firma en tiempo real. Todo el proceso está automatizado. No hay necesidad de ingresar cada actividad manualmente.

En el panel de Fill, verás que cada documento tiene su correspondiente barra de progreso y etiquetas de estado. Desde allí, puedes determinar rápidamente si la solicitud ha sido completada o si todavía está esperando la aprobación del firmante.

Al revisar los registros, también sabrás si el firmante ha cumplido con la firma solicitada a tiempo, según la fecha límite acordada. También puedes verificar si alguien ha obtenido acceso no autorizado a tu documento consultando las direcciones IP registradas y la ubicación. Con Fill, puedes estar seguro de que tu empresa puede cumplir y mantener el cumplimiento normativo. Además de proporcionar una herramienta confiable y conveniente para enviar solicitudes de firma electrónica, también utilizamos el nivel más alto de cifrado para mantener tus documentos sensibles protegidos contra ataques maliciosos.

Con nuestra función de seguimiento en tiempo real, puedes detectar rápidamente actividades sospechosas y prevenir daños que podrían llevar a la pérdida de datos y financiera. También puedes pedir a los firmantes que verifiquen sus identidades para evitar transacciones fraudulentas.

La aplicación móvil de Fill para dispositivos Apple te permite firmar documentos sobre la marcha. También puedes enviar una solicitud de firma usando tu iPhone o iPad. Así es como puedes hacerlo:

1. Sube tu documento. También puedes crear uno nuevo en la aplicación móvil.
2. Selecciona Solicitar Firma.
3. Proporciona la información necesaria, como el nombre, apellido y dirección de correo electrónico del firmante. También puedes personalizar el mensaje y establecer la fecha límite.
4. Haz clic en Continuar.
5. Firma y anota el documento si lo necesitas haciendo clic en Aceptar. Si no, haz clic en Omitir.

El firmante debería recibir un correo electrónico con el enlace del documento que necesita firmar.