Signaturanfrage: Dokumente zur Unterzeichnung senden

PDFs sind schwer zu bearbeiten, aber das bedeutet nicht, dass es unmöglich ist. Mit dem richtigen Tool können Sie PDFs für Signaturanfragen versenden und Ihre Unterzeichner können sie unterschreiben, ohne dass ein langwieriger Prozess der Entschlüsselung oder Konvertierung erforderlich ist. Mit Fill können Sie schnell Signaturen in jede PDF-Datei einfügen.

So gehen Sie vor:

1. Melden Sie sich in der Fill-App oder im Web-Dashboard an. Neue Benutzer können mit der Erstellung eines kostenlosen Kontos beginnen, das später auf ein kostenpflichtiges monatliches oder jährliches Abonnement umgestellt werden kann.
2. Klicken Sie auf +Jetzt starten und geben Sie an, wer Ihr Dokument unterschreiben soll. Wählen Sie „Sie & Andere“ oder „Nur Andere“, um Ihr PDF an mehrere Empfänger zu senden.
3. Laden Sie Ihr PDF-Dokument hoch. In Fill für das Web können Sie schnell per Drag & Drop aus Ihrem lokalen Ordner arbeiten. Sie können auch bis zu 5 PDF-Dateien zu einem einzigen Dokument zusammenfügen, solange die Gesamtgröße die Grenze von 25 MB nicht überschreitet.
4. Weisen Sie Unterzeichner zu und legen Sie die gewünschte Unterzeichnungsreihenfolge fest. Sie können mehrere Unterzeichner zuweisen und gleichzeitig andere Stakeholder per CC auf dem Laufenden halten.
5. Bearbeiten Sie das PDF und fügen Sie mindestens ein erforderliches Signaturfeld für jeden Unterzeichner hinzu. Klicken Sie auf „Senden“, und fertig.

Wenn Sie ein PDF zur Signaturanfrage senden, empfehlen wir, maximal 20 Unterzeichner hinzuzufügen. Eine Überschreitung dieser Zahl ist nicht ideal, da das Dokument dadurch überladen wirkt. Außerdem wird nicht genug Platz für jedes Signaturfeld vorhanden sein. Das könnte nicht nur Ihre Unterzeichner verwirren, sondern auch zu Inkonsistenzen und Fehlern führen.

Bitte beachten Sie, dass Sie die Reihenfolge der Unterzeichnung nicht mehr ändern können, nachdem eine Signaturanfrage gestellt wurde. Sie wird als endgültig betrachtet. Wir empfehlen dringend, Ihre Anfrage zu überprüfen, bevor Sie auf „Senden“ klicken. Sie können auch einige Abschnitte vorab ausfüllen, um die Bearbeitungszeit zu minimieren.

Mit Fill können Sie entweder mehrere Unterzeichner zu einem einzelnen Dokument hinzufügen oder Ihre Dokumente in großen Mengen an einen einzelnen Empfänger senden. Es ist eine mühelose Möglichkeit, Ihre Dokumente unterschreiben zu lassen. Außerdem können Sie Ihre Zeit optimal nutzen, indem Sie Aufgaben automatisieren und so jeden Schritt nicht bei jeder Signaturanfrage wiederholen müssen.

Unser eSignatur-Tool unterstützt auch geführtes Signieren. Sobald Ihr Unterzeichner die Anfrage öffnet, führt unser intuitives Tool ihn sofort durch den gesamten Signaturprozess. Dadurch sparen Sie sich die Mühe, Ihre Unterzeichner persönlich zu unterstützen.

Absolut. Ihr Unterzeichner benötigt kein Fill-Konto, um Ihre Signaturanfrage zu erfüllen. Solange Sie die Signatur über Fill anfordern, können Sie mühelos Ihre Dokumente unterschreiben lassen. Sie können Ihre Anfragen sogar per E-Mail oder direktem Link versenden. Ihr Unterzeichner erhält dann eine Benachrichtigung, in der er aufgefordert wird, die Anfrage vor oder bis zu dem angegebenen Datum und der Uhrzeit zu erfüllen.

Wenn Ihr Unterzeichner die Anfrage nicht überprüft, sendet Fill eine automatische Erinnerung. Mit unserem eSignatur-Tool können Sie den manuellen Prozess des Versendens und Planens von Erinnerungen überspringen. Sie können Ihre Anfragen auch über Benachrichtigungen in der App und E-Mail-Benachrichtigungen verfolgen.

Nach Erhalt muss Ihr Unterzeichner nur das Dokument öffnen, indem er auf den Öffnen-Button klickt. Er wird dann zu Fills Standard-Dokumentenansicht weitergeleitet. Von dort wird Ihr Unterzeichner entsprechend von unserer App geführt, und sobald der Signaturprozess abgeschlossen ist, werden Sie sofort benachrichtigt. Verzögerungen und verpasste Fristen sind somit ausgeschlossen.

Ihr Unterzeichner erhält außerdem eine Kopie des unterzeichneten PDFs zusammen mit dem Prüfprotokoll und dem Abschlusszertifikat. So können Sie die Datenintegrität bewahren, indem Sie sicherstellen, dass jedes unterzeichnete Dokument einzigartig ist. Sie können diese Details auch verwenden, um festzustellen, ob jemand das PDF ohne Ihr Wissen und Ihre Zustimmung geändert hat.

Ja, es ist möglich, die Dokumente zu verfolgen, die Sie beim Anfordern von Signaturen versendet haben. Allerdings benötigen Sie einen eSignatur-Service, der dazu in der Lage ist. Mit Fill können Sie den Status Ihrer Signaturanfragen in Echtzeit verfolgen und aufzeichnen. Der gesamte Prozess ist automatisiert, sodass es nicht notwendig ist, jede Aktivität manuell einzutragen.

Im Fill-Dashboard sehen Sie, dass jedes Dokument eine entsprechende Fortschrittsleiste und Status-Tags hat. So können Sie schnell feststellen, ob die Anfrage abgeschlossen ist oder noch auf die Genehmigung des Unterzeichners wartet.

Durch die Überprüfung der Protokolle können Sie auch feststellen, ob der Unterzeichner die angeforderte Signatur rechtzeitig gemäß der vereinbarten Frist ausgeführt hat. Sie können auch prüfen, ob jemand unbefugten Zugriff auf Ihr Dokument erlangt hat, indem Sie die protokollierten IP-Adressen und den Standort überprüfen. Mit Fill können Sie sicher sein, dass Ihr Unternehmen die Compliance-Anforderungen erfüllen und aufrechterhalten kann. Neben einem zuverlässigen und praktischen Tool zum Versenden von eSignatur-Anfragen verwenden wir auch die höchsten Verschlüsselungsstandards, um Ihre sensiblen Dokumente vor böswilligen Angriffen zu schützen.

Mit unserer Echtzeit-Tracking-Funktion können Sie verdächtige Aktivitäten schnell erkennen und Schäden verhindern, die zu Daten- und finanziellen Verlusten führen könnten. Sie können Unterzeichner auch auffordern, ihre Identität zu überprüfen, um betrügerische Transaktionen zu vermeiden.

Die mobile App von Fill für Apple-Geräte ermöglicht es Ihnen, Dokumente unterwegs zu unterschreiben. Sie können auch eine Signaturanfrage über Ihr iPhone oder iPad senden. So funktioniert es:

1. Laden Sie Ihr Dokument hoch. Sie können auch ein neues Dokument in der mobilen App erstellen.
2. Wählen Sie „Signaturanfrage“.
3. Geben Sie die erforderlichen Informationen ein, wie den Vor- und Nachnamen sowie die E-Mail-Adresse des Unterzeichners. Sie können auch die Nachricht anpassen und das Fälligkeitsdatum festlegen.
4. Klicken Sie auf „Weiter“.
5. Unterschreiben und kommentieren Sie das Dokument bei Bedarf, indem Sie auf „Okay“ klicken. Andernfalls klicken Sie auf „Überspringen“.

Der Unterzeichner sollte eine E-Mail mit dem Link zum Dokument erhalten, das er unterschreiben muss.